Het bestuursakkoord "Met lef & liefde voor Deventer" spreekt over grote kansen en uitdagingen op het gebied van werk, duurzaamheid, zorg, evenementen en samen leven. Dat vraagt om een organisatie die zich makkelijk organiseert rond deze opgaven. Een organisatie die goed functioneert, die zowel robuust is als wendbaar. Daarover gaat het programma Bedrijfsvoering.
We ontwikkelen ons tot een organisatie die flexibel, communicatief en netwerkend is. Zo kunnen we inspelen op wat de samenleving ons vraagt. De rol die we daarbij innemen (faciliterend, regulerend, uitnodigend of handhavend) hangt af van het maatschappelijke vraagstuk. De organisatie kent een verdeling van taken en verantwoordelijkheden, maar treedt naar buiten toe als één geheel op. De organisatie is er op gericht een optimale connectie te maken met de buitenwereld. En zorgt ervoor dat maatschappelijke vraagstukken snel en effectief worden opgepakt.
We willen een organisatie zijn waar de medewerkers met trots en plezier werken. Dat doen we in duurzame huisvesting waarin gebouw en voorzieningen optimaal worden benut. In een organisatie waar integraal gewerkt wordt, over domein- en teamgrenzen heen. Waar we sturen op basis van vertrouwen: minder kaders, maar wel steviger en met korte beslislijnen. En volgens de kernwaarden zorgzaam, verantwoordelijk, open en durf.
Inwoners en ondernemers verwachten dat we onze informatievoorziening op orde hebben. Tot de basis daarvan behoort het borgen van privacy en informatieveiligheid. Ook vraagt dit om een gemeentelijke organisatie die datagedreven werkt.
Er is een sterke focus op de financiële soliditeit van de gemeente. Op www.hetgeldvan.deventer.nl zijn begroting en andere financiële stukken volledig digitaal beschikbaar. Besturen betekent vooraf kaderen, vervolgens het goede handelen en achteraf verantwoorden. De gemeente Deventer wil graag laten zien dat zij in control is. Zo verantwoorden we open en transparant aan onze inwoners wat we voor de gemeenschap hebben gedaan. Control is daarmee een essentieel onderdeel voor de gemeente om succesvol te zijn.
Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) hebben een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering. De financiële administratie, gemeentelijke belastingen, ICT, facilitaire zaken en het inkoopadvies leveren we in dit verband vanuit de gemeente Deventer. Continu innoveren is op alle percelen het uitgangspunt.
Meer informatie
Verzuim
Verzuim
Jaar | Ziekteverzuim in % | Meldingsfrequentie |
---|---|---|
2017 | 4,77% | 0,84 |
2018 | 4,78% | 1,03 |
2019 | 5,42% | 1,00 |
2020 | 4,26% | 0,64 |
Norm 2021 | ||
Januari en Februari 2021 | 4,24% | 0,04 |
Het verzuimpercentage van de eerste 2 maanden in 2021 bedraagt 4,24% en is na genoeg gelijk aan 2020 (4,26%). Hoog ziekteverzuim (>8%) is er bij team DOWR Financiële Administratie. Over het algemeen wordt het percentage beïnvloed door een beperkt aantal medewerkers die langdurig ziek zijn. De aanpak van verzuim blijft onder de aandacht van directie en management. Specifiek is er aandacht voor uitval door psychosociale arbeidsbelasting, waarbij de combinatie van privéomstandigheden en werk speelt. De meldingsfrequentie (hoe vaak medewerkers gemiddeld per jaar verzuimen) is 0,04.
Inhuur
Inhuur
Realisatie | Begroot | Prognose | |||
Soort inhuur | 2019 | 2020 | 2021 | 1e kwartaal 2021 | |
Vaste formatie | 1.703 | 2.518 | 2.900 | 2.700 | |
Inhuur boven formatie | 4.900 | ||||
Extra capaciteit | 4.308 | ||||
Specifieke deskundigheid | 1.994 | ||||
Vervanging ziekte/zwangerschap | 700 | 400 | |||
Piekbelasting | 543 | 500 | |||
Bewuste keuze flexibiliteit | 869 | 1000 | |||
Speciale projecten | 3976 | 3.600 |
De prognose inhuurkosten voor 2021 komt uit op circa €8,2 miljoen. Dit is in lijn met 2019 (€8 miljoen) en iets lager dan 2020 (€8,6 miljoen).
De kosten in 2020 waren hoger door de extra inhuur in verband met de effecten van de Corona-pandemie. Deze kosten lopen in 2021 gedeeltelijk door. Vooralsnog gaan wij ervan uit dat de effecten in 2021 van de Corona-pandemie iets lager zullen zijn.
Daar staat tegenover dat de capaciteitsvraag voor met name fysieke projecten en archeologie hoger is dan vorig jaar. Hier wordt extra ingehuurd.
Formatie en bezetting
Onderstaande tabel geeft de formatie, de bezetting en de vacatureruimte weer, exclusief boven formatieve medewerkers en medewerkers van het Deventer Groenbedrijf:
FTE | Begroting | 1e kwartaalrapportage | |
---|---|---|---|
Formatie | 725,84 | 731,72 | |
Bezetting | 701,89 | ||
Vacatureruimte | 29,82 |
De formatie is sinds de primaire begroting met 5,88 fte toegenomen.
De formatie van het team publiekscontacten is uitgebreid met functies voor leerplicht, een overstapcoach jongeren en een kwaliteitsmanager sociaal domein (2,78 fte). Bij het team ASK is de formatie versterkt met een tijdelijke functie recruiter (0,44 fte). Bij het team beleid is 0,53 fte toegevoegd voor interregionale samenwerking.
Bij verschillende teams is langdurige inhuur omgezet in formatie voor verkeer, fysieke projecten, toegang WMO en ondersteuning milieu (3,99 fte).
Één van de directiefuncties is ingeleverd voor een interne taakstelling teamtransities (-1,0 fte)/
Door omzetting van functies naar hogere salarisschalen is de formatie per saldo met -0,86 fte afgenomen.
Soort wijziging
Status
Doelstelling - We werken met hoofd, hart en handen voor Deventer
We zijn een lerende organisatie; hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. Onze organisatie kenmerkt zich door diversiteit.
Relatie met strategisch doel
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
Doelstelling - We werken datagedreven en met een eigentijdse informatievoorziening
We werken digitaal. We ontwikkelen ons naar een datagedreven organisatie. Met onze informatiehuishouding kunnen we efficiënt en integraal werken. Onze proces- en ICT-inrichting kan snel aangepast worden op nieuwe taken. Daarvoor maken we gebruik van technische mogelijkheden en innovaties.
Relatie met strategisch doel
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
Doelstelling - We zijn een flexibele en wendbare organisatie
We zijn een lerende organisatie, hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. We zijn een aantrekkelijke werkgever. We werken met vitale professionals in een eigentijdse, digitale en inclusieve werkomgeving. Daarmee zijn we open, verantwoordelijk, zorgzaam en met durf.
Relatie met strategisch doel
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
Doelstelling - We hebben een solide bedrijfsvoering
We zijn financieel robuust en hebben een toegankelijke en betrouwbare informatievoorziening. We werken met vitale professionals in een eigentijdse werkomgeving. Daarmee zijn we slagvaardig, betrouwbaar en transparant.
Relatie met strategisch doel
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
Wijzigingen deze periode
Omschrijving | Taakveld | Soort afwijking | |
---|---|---|---|
e-HRM | 0.4 Overhead | Autonome afwijking | |
In 2020 is het nieuwe e-HRM systeem Europees aanbesteed. De dekking voor de implementatie van het nieuwe e-HRM systeem in 2021 is nog niet goed geregeld. Het benodigde projectbudget voor de implementatie van het nieuwe e-HRM systeem bedraagt €237.000 voor de drie DOWR-gemeenten. Het Deventer' deel hiervan bedraagt €159.000. Dekking: Verrekening met algemene middelen | |||
E-Suite en Burgerzakenmodules | 0.4 Overhead | Autonome afwijking | |
Deventer is samen met ruim 30 andere gemeenten lid van de coöperatieve vereniging Dimpact. In Dimpact-verband werken we samen aan het inkopen van software en het doorontwikkelen van onze ICT. De belangrijkste systemen die we via Dimpact afnemen zijn het zaaksysteem eSuite en de Burgerzakenmodules. Het contract voor deze systemen loopt medio 2023 af. In Dimpact-verband start dit jaar de verwerving van nieuwe ICT-toepassingen. Hiervoor is de komende drie jaar budget nodig: €61.000 in 2021, €88.000 in 2022 en €33.000 in 2023. Dekking: Verrekening met algemene middelen | |||
Toekomst Gericht Werken / ICT vervanging | 0.4 Overhead | Autonome afwijking | |
Het project Toekomstgericht werken is gestart in juli 2020. Aanleiding voor het project was de gedwongen massale overstap naar het thuiswerken. Dit heeft geleid tot andere inzichten over werken en de andere betekenis en functie van het kantoor zoals we dat kennen van vóór de coronacrisis. Er is een visie opgesteld op het werken ná corona. Daarna zijn er scenario’s ontwikkeld en is de keuze gemaakt voor het scenario van opgavegericht werken, omdat deze het beste past bij ons proces van organisatieontwikkeling. Vanuit de invalshoeken Facilitair, ICT en HR ('bricks, bytes en behaviour') is dit scenario verder onderzocht en financieel vertaald. Enkele concrete uitwerkingen zijn het hybride vergaderen en het werken met laptops in plaats van vaste computers (thin clients) op het Stadhuis. De kosten voor het onderdeel bytes bedragen: €142.000 in 2021, €306.000 in 2022, €243.000 in 2023, €305.000 in 2024 en €292.000 in 2025. De kosten voor het onderdeel 'bricks' kunnen gedekt worden binnen het programma. Dekking: Verrekening met algemene middelen | |||
Meerkosten implementatie applicaties sociaal domein | 0.4 Overhead | Autonome afwijking | |
In 2020 heeft de aanbesteding van de applicaties sociaal domein plaatsgevonden, waarbij na gunning van de twee percelen ( 1= Jeugd en WMO en 2 = Participatie wet) er drie nieuwe applicaties naar voren zijn gekomen. De beoogde implementatie van alle drie applicaties in 2021 blijkt na onderzoek niet haalbaar te zijn qua capaciteit en risico. Het risico zit met name op de ingebruikname van de applicatie Participatiewet, waar uitgegaan werd van een acceptatiedatum op 1-12-2021. Dit geeft echter onvoldoende zekerheid dat per 1-1-2022 de applicatie bedrijfszeker in gebruik kan worden genomen ( bijstandsuitkeringen verstrekking). Daarom is ervoor gekozen om de applicatie Participatiewet in 2022 te implementeren. Dat betekent wel een toename in meerkosten projectleiding (o.a. projectleider en projectarchitect). Doordat alle applicaties naar een andere leverancier gaan betekent dit ook een verhoging van het aantal in te zetten uren voor functioneel beheer. In plaats van de geraamde 2.400 uur moet nu worden uitgegaan van 4.100 uur. Daar bovenop komt een stijging van de inhuurkosten van (tijdelijk) functioneel beheerders; vanwege schaarste zijn uurprijzen het afgelopen jaar met €20 gestegen. Ook zijn er bijkomende kosten die DOWR-i maakt voor de koppeling met onder andere eSuite en Enterprisebus. De meerkosten voor projectleiding en functioneel beheer zijn voor 2/3 ten laste gebracht van 2021 en voor 1/3 van 2022. De kosten voor de koppeling perceel 1 worden toegerekend aan 2021 en voor de koppeling Participatiewet aan 2022, conform implementatieplanning. Het totaalbedrag voor 2021 komt daarmee op €158.000. Dekking: Verrekening met algemene middelen | |||
Technische wijziging | Diverse | Overige afwijking | |
De cijfers in de programma’s worden ook aangepast naar aanleiding van technische wijzigingen. Zie voor nadere informatie de bijlage. |
Exploitatie
(bedragen x€1.000) | |||||
---|---|---|---|---|---|
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Lasten | 36.671 | 1.420 | 38.091 | -129 | 37.962 |
Baten | 8.451 | 410 | 8.862 | -641 | 8.221 |
Saldo | -28.220 | -1.009 | -29.229 | -512 | -29.741 |
Exploitatie: Specificaties wijzigingen deze periode (bedragen x €1.000)
Onderwerp | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
e-HRM | Lasten | 228 | 0 | 0 | 0 | 0 |
---|---|---|---|---|---|---|
E-Suite en Burgerzakenmodules | Lasten | 61 | 88 | 33 | 0 | 0 |
Meerkosten implementatie applicaties sociaal domein | Lasten | 158 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Technische wijziging | Lasten | -778 | -813 | -873 | -916 | -916 |
Toekomst Gericht Werken / ICT vervanging | Lasten | 202 | 449 | 351 | 449 | 428 |
Totaal lasten | -129 | -276 | -489 | -467 | -488 | |
e-HRM | Baten | 69 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Technische wijziging | Baten | -769 | -857 | -890 | -890 | -890 |
Toekomst Gericht Werken / ICT vervanging | Baten | 60 | 143 | 108 | 144 | 136 |
Totaal baten | -640 | -714 | -782 | -746 | -754 | |
Saldo | -512 | -437 | -292 | -279 | -266 |
Reserves(bedragen x€1.000) | |||||
---|---|---|---|---|---|
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Storting in reserves | 766 | 317 | 1.084 | 0 | 1.084 |
Putting uit reserves | 695 | 1.430 | 2.124 | 0 | 2.124 |
Saldo | -72 | 1.112 | 1.041 | 0 | 1.041 |
Investeringen(bedragen x€1.000) | |||||
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Uitgaven tlv investeringen | 2.422 | 834 | 3.256 | 1.511 | 4.767 |
Inkomsten tgv investeringen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Saldo | -2.422 | -834 | -3.256 | -1.511 | -4.767 |
Exploitatie (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
---|---|---|---|---|---|
Bedrijfsvoering | Begroting 2021 | 36.671 | 8.451 | -28.220 | |
3e kwartaalrapportage 2020 | -17 | 22 | 39 | ||
4e kwartaalrapportage 2020 | 1.437 | 348 | -1.089 | ||
Ambtelijke wijziging | 0 | 40 | 40 | ||
Totaal programma | 38.091 | 8.861 | -29.230 | ||
Reserves (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Begroting 2021 | 766 | 695 | -71 | |
3e kwartaalrapportage 2020 | 317 | 342 | 25 | ||
4e kwartaalrapportage 2020 | 0 | 1.088 | 1.088 | ||
Totaal programma | 1.083 | 2.125 | 1.042 | ||
Investeringen (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Begroting 2021 | 2.422 | 0 | -2.422 | |
3e kwartaalrapportage 2020 | 876 | 0 | -876 | ||
4e kwartaalrapportage 2020 | -42 | 0 | 42 | ||
Totaal programma | 3.256 | 0 | -3.256 |
1e kwartaal
Naam | Taakveld | Voortgang | Stand van zaken | |
---|---|---|---|---|
ICT - Roadmap | 0.4 | Op koers | Roadmap bevat upgrades en vervangingen die over meerdere jaren zijn geprognosticeerd. | |
ICT middelen / AV middelen vergaderruimtes | 0.4 | Op koers | ||
Toekomst gericht werken | 0.4 | Op koers |